Riešenia pre veľkých

Nedávno sme si povedali trošku viac o riešení emailových služieb pod vlastnou doménou od spoločnosti Google. Prišli sme na to, že pre firmy je menšou výhodou nemať Gmail konto ale používať so svojou doménou priamo riešenie Google Apps. To platí, pokiaľ máte jedno emailové konto. Pre firmy s väčším počtom zamestnancov (a teda emailových účtov) ponúka toho podstatne viac. Čo všetko? Čítajte ďalej.

Najlepšie si ukážeme čo všetko je možné robiť v rámci správy emailov (a aplikácií) v Google Apps na fiktívnom príklade. Pre príklad použíjeme doménu Fiktívnej Firmy: www.fiktivnafirma.sk. Firma má progresívne zmýšľajúceho riaditeľa, pána Ing. Jána Múdreho, ktorý pochopil, že budúcnosť riadenia organizácie má základy v online službách. Znamená to, že zamestnanci nepoužívajú emailových klientov ako MS Outlook, či Mozilla Thunderbird, ale komunikujú v prostredí webového prehliadača s tým, že ich dáta sú uložené v bezpečí mimo počítač užívateľa. V prípade fyzického poškodenia disku alebo napadnutia škodlivým softvérom (počítačovým vírusom)  stačí len preinštalovať alebo vymeniť počítač a užívateľ môže pracovať ďalej bez toho, aby prišiel o naozaj cenné dáta, či už emaily, kontakty alebo akékoľvek súbory.

Riaditeľ, p. inžinier Ján Múdry má oficiálnu adresu Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.. Do služby sa prihlasuje cez posta.fiktivnafirma.sk. K svojim emailom sa teda dostane či už zo svojho notebooku, alebo z desktopovej stanice v kancelárii. Ak teda rozpíše v práci email a musí náhle odísť, môže ho neskôr dopísať zo svojho laptopu. Ako správneho manažéra, aj jeho opasok zdobí elegantné kožené púzdro, chrániace moderné zariadenie od spoločnosti HTC s modrou sim kartou s neobmedzeným dátovým programom, ktorým na jar vymenil pichľavú oranžovú paušálu. Toto zariadenie obsluhuje operačný systém Android, v ktorom v prípade nutnosti, môže napísať pracovný email rovnako ako v pôvodne používanom Windows Mobile zariadení, ktoré pri zimnej lyžovačke nešťastne rozbil. Z rozbitého aparátu nemusel vôbec zachraňovať žiadne kontakty, pretože všetky sa nachádzajú duplicitne aj na serveroch spoločnosti Google. Stačilo nastaviť synchronizáciu a po pár minútach boli všetky emaily, kontakty aj schôdzky a stretnutia v novom telefóne. Z mobilu odoslaný email samozrejme bude mať taktiež v odoslanej pošte vo svojom notebooku či desktope. Nie je v tom žiadna mágia. Veď rovnako pracuje aj jeho asistentka, Dáša Šikovná. Slečna, aj keď zadaná, stále slečna.

Slečna Šikovná vybavuje oficiálnu poštu celej firmy. Rovnako ako všetci ostatní zamestnanci, aj slečna asistentka má emailovú adresu v tvare jej mena, čiže Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.. Pán Múdry by však nebol hodný svojho mena, keby nemyslel do budúcna. Asistentkou oficiálne používaná emailová adresa je totiž Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.. Adresa s menom, je len tzv. "alias". Znamená to, že keď niekto zašle email na Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript., tak sa automaticky pošle do schránky Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.. Avšak odpoveď na takýto email už bude z adresy Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.. V prípade, že nám slečna Dáša ostane v požehnanom stave a odíde na "manažérsku" dovolenku, nemusí jej nástupkyňa Andrea Budúca písať vysvetľujúce emaily o zmene emailovej adresy asistentky. Ale to už predbiehame. Firemná doména má tiež nastavený tzv. "doménový kôš", ktorý smeruje na adresu asistentky. Znamená to, že keď niekto napíše email na adresu, ktorá v doméne neexistuje, napr. Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript., tak táto správa príde do určenej schránky. V našom prípade do schránky asistentky Dáši.

Asistentka musí často riešiť veci v mene riaditeľa. Jej emailová adresa je delegovaná na správu jeho emailového konta. V praxi to znamená, že sa prihlási ako vždy do svojho účtu a v rámci neho si vie zapnúť delegovanú schránku pána riaditeľa. V prípade, že odpisuje z jeho emailového konta ona, príjemca sa to dozvie z informácie v odosielateľovi, kde bude uvedené "Dáša Šikovná (v mene Ing. Jána Múdreho)".

Fitívna Firma má zastúpenie po celom Slovensku. V každom kraji má niekoľkých obhodníkov. Obchodníci používajú emailové adresy podľa regiónu, ktorý im prislúcha. Napríklad Karol Ťarbavý používal adresu Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.. Aliasom samozrejme bol Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.. Ak si niekto nevedel spomenúť na oficiálnu adresu, stačilo napísať email na adresu podľa šablóny (pokiaľ poznal jeho meno). Minulý mesiac ho nahradil nový ambiciózny obchoďák Rasťo Rýchly, ktorý prebral celú Ťarbavého agendu a novovzniknutý alias Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.. Keďže mu však nikto nepovie inak ako Rasťo, pridal sa k jeho účtu aj alias Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.. Všetky tieto emaily idú do jeho schránky Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript., z ktorej sa tiež posielajú odpovede.

V každom väčšom meste má Fiktívna Firma svojho zástupcu. Je bežnou praxou, že nielen riaditeľ, ale aj jeho asistentka, potrebujú poslať emailovú správu všetkým zamestnancom. Bolo by úplným nezmyslom, aby vždy vkladali ich mená do poľa s adresátom a snažili sa nezabudnúť na niekoho. Jednou z možností je založenie skupiny v kontaktoch. Fiktívna Firma má však elegantnejšie riešenie. Všetci zamestnanci sú členmi skupiny "Všetci" s adresou Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.. Všetci obchodníci zas patria do skupiny "Obchod", ktorá má adresu Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.. Keď ktokoľvek v rámci firmy zašle email na túto adresu, správa príde všetkým jej členom. Šikovné, nie? A aby adresa nemohla byť zneužitá na nevyžiadané emaily, je nastavená tak, aby fungovala iba v rámci firmy. Takže z externej adresy (adresy bez @fiktivnafirma.sk) do tejto skupiny zasielať emaily nie je možné. Rovnako sú vytvorené adresy pre skupiny obchodníkov jednotlivých krajov (podľa starého delenia): Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript., Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript. a Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.. Keďže Bratislava má najsilnejšie zastúpenie a sú v nej hneď traja obchodníci, majú vlastnú skupinu Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript..

Rovnakým spôsobom sú riešené všetky oddelenia firmy: Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript., Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript. ako aj Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.. Personálne zmeny sú vždy bezbolestné, aspoň čo sa riadenia a administrácie týka.

Hups! A zabudli sme na jednu dôležitú adresu, ktorá figuruje na firemnom účte a to Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript. (k nemu taktiež aliasy Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript. a Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.). Pán riaditeľ, hodný svojho mena, šikovným spôsobom ušetril a všetky záležitosti okolo webstránky a emailových služieb zveril externej firme WebNaKľúč. S ich službami je dlhodobo spokojná aj jeho manželka, živnostníčka Ľudmila Múdra, ktorej spravujú jednoduchú prezentačnú stránku, takže voľba bola jasná. Práca administrátora spočíva nielen vo vytvorení ale aj v ich spravovaní a starostlivosti o bezpečnosť. 

V prípade založenia emailovej adresy alebo zmeny jej majiteľa (užívateľa) sa nikto nemusí báť o bezpečnosť obsahu tejto schránky. Jej užívateľ na začiatku dostane tzv. dočasné heslo. Po prvom prihlásení do účtu a teda pri použití tohto dočasného hesla, bude vyzvaný k jeho zmene. Znamená to, že si vytvorí a potvrdí vlastné heslo. Riaditeľ sa môže rozhodnúť určiť minimálny počet znakov, ktoré toto nové heslo má obsahovať. Štandardom je 8 znakov, ale je možné ich znížiť (čo administrátor nedoporučuje) alebo pre vyššiu bezpečnosť zvýšiť. Pri zabudnutí hesla alebo pri zmene užívateľa danej emailovej schránky sa procedúra jednoducho zopakuje bez straty obsahu emailovej schránky.

Pri emailoch ešte zostaneme. Riaditeľ Múdry, tak ako väčšina ľudí, používa emaily aj v súkromnom živote a teda na súkromnú komunikáciu. Nechce na tento účel používať služobnú adresu, ale má rád jednoduché a sofistikované riešenia. Na súkromné účely poutíva svoju adresu Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.. Účet tejto emailovej schránky jednoduchým spôsobom zaradil do svojho firemného mailboxu. Službu nastavil tak, že firemná schránka mu sťahuje aj súkromnú poštu. Aby ju jasno rozoznával, systém ju automaticky označuje červenou nálepkou "Súkromné". V prípade, že na takýto email odpovie, udeje sa tak s adresou jeho súkromnej pošty. Veľmi jednoduché a pohodlné.

Fajn. Aby som však nebudil dojem, že firma a Google Apps je len o emailoch. Veľmi silnou aplikáciou je "Kalendár". Dostupná je napríklad na adrese kalendar.fiktivnafirma.sk. Automaticky má každý užívateľ prístup aj do aplikácie kalendár, keďže pán riaditeľ Múdry sa rozhodol ju používať. Aplikáciu je totiž možné vypnúť a teda nenasadiť do firemného používania z akýchkoľvek dôvodov. Každý užívateľ má teda svoj vlastný kalendár. V rámci neho môže svoje aktivity zdieľať. Napríklad riaditeľ môže pozvať obchodníkov na poradu. Jednoduchým spôsobom (vo svojom laptope, desktope, mobilnom zariadení alebo jednoducho v akomkoľvek počítači pripojenom k internetu) vytvorí udalosť a pozve na ňu účastníkov. Každý účastník automaticky dostane emailovú správu s pozvánkou, na ktorej stačí kliknúť "Akceptovať", čím sa udalosť automaticky pridá do jeho kalendára a jeho meno sa zobrazí s príznakom "Potvrdený účastník". V prípade odmietnutia (neakceptovania) udalosti sa v jeho kalendári samozrejme nezobrazí.

Asistentka Daša zariaďuje väčšinu služobného času pána riaditeľa. Z tohto dôvodu s ním zdieľa jeho kalendára, kde mu cez svoj vlastný kalendár zapisuje termíny stretnutí a iných udalostí. Účtovnička Helenka Vypočítavá si zas pridala do svojho kalendára verejný kalendár účtovných udalostí, aby mala všetky informácie o termínoch po ruke. Roman Slušný, skladník, má naozaj veľa známych a vždy sa obával toho, že zabudne na niekoho sviatok. V sieti Google objavil slovenský menný kalendár a tak má každé ráno informáciu o tom, kto má v daný deň sviatok. Roman Bezočivý, nadšený fotograf, si svoj kalendár prepojil s verejne dostupným kalendárom východu slnka. Takto si vždy ustráži fotografickú zlatú hodinku. Možnosti kalendárov a ich vzájomných zdieľaní sú naozaj zaujímavé.

Keďže schôdzky sa plánujú aj s osobami mimo firmu, kalendáre dal riaditeľ nastaviť tak, aby mohli zdieľať informácie aj s užívateľmi mimo firemnú doménu (adresy s @fiktivnafirma.sk), používajúcimi služby Gmail, Google Apps alebo MS Outlook. Externý užívatelia však nevidia detaily danej udalosti a nemôžu ju meniť (taktiež vec nastavenia). 

Vo firemnom prostredí je bežné, že zamestnanci pracujú viacerí na rovnakých dokumentoch (textoch alebo tabuľkách). Často krát si takéto dokumenty buď do nekonečna preposielajú a oddelene na nich pracujú. V tých šťastnejších firmách majú dokumenty sprístupnené na lokálnom serveri a jednotlivo ich otvárajú a pracujú s nimi. Čo tak ale prístup k dokumentom rovnakým spôsobom ako k emailom? V prostredí Google Apps vedia užívatelia nielen vzájomne zdieľať dokumenty, ale súčasne na nich v reálnom čase pracovať. A to všetko opäť z akéhokoľvek počítača a kdekoľvek na zemi! Takto zdieľať môžu užívatelia nielen kancelárske dokumenty, ktoré môžu priamo v prostredí internetového prehliadača upravovať bez nainštalovaného kancelárskeho balíka (MS Office, OpenOffice.org a pod.) ale aj akékoľvek iné súbory.

V súčasnosti Google zavádza pre užívateľov rozšírenie dokumentov o službu "Drive". Služba drive funguje na podobnom princípe ako služba "Dropbox". Poskytuje užívateľovi externý webový priestor na zálohu akýchkoľvek dát (súborov). Prostredníctvom aplikácie pre desktopový počítač môže tieto dáta spravovať priamo v počítači a akékoľvek zmeny sa ihneď (v závislosti od rýchlosti internetového pripojenia) prejavia aj na vzdialenom úložisku. Služba zatiaľ nie je dostupná pre všetky Google Apps účty, ale je možné o ňu požiadať. V našom prípade bola aktivovaná do 24 hodín od požiadania.

Obchodníci vo firme Skvelá Budúcnosť navzájom zdieľajú excelovský cenník. Traja z nich, vedúci krajských zastúpení, majú právo cenník upravovať. Ostatní majú len možnosť čítať ho, prípadne tlačiť alebo zasielať mailom svojim zákazníkom. Rovnakým spôsobom pracujú so zmluvami a dokumentáciou k svojim produktom. Prístup k potrebným dátam majú z akéhokoľvek počítača po prihlásení sa do svojho konta. Žiadne zdĺhavé presúvanie súborov, žiadne otravovanie kolegov. Pár kliknutí a prístup je zabezpečený. Aby nedošlo k neoprávnenému prístupu či úniku informácií, riaditeľ Múdry nechal službu zdieľania dokumentov nastaviť tak, aby bolo možné ich zdieľať len v rámci firemnej domény. Takže ani omylom nikto nemôže poskytnúť prístup k dátam mimo adresy @fiktivnafirma.sk.

Zamestnanci obchodného oddelenia Fiktívnej Firmy sú rozlezení nielen po celom Slovensku, ale často trávia pracovný čas na služobných cestách v zahraničí. Komunikáciu im pritom uľahčuje komunikačný nástroj GTalk, zabudovaný priamo v prostredí emailovej webovej služby. Pomocou neho si môžu nielen dopisovať v reálnom čase, ale aj telefonovať. Riaditeľ sa rozhodol pre možnosť komunikovať cez GTalk aj mimo doménu, takže takto môžu komunikovať zamestnanci nielen so kolegami, obchodnými partnermi ale aj priateľmi, využívajúcimi GTalk pre Gmail. Pre komunikátor administrátor povolil históriu, takže obsah rozhovorov sa ukladá v rozhraní emailového klienta a užívateľ v ňom môže vyhľadávať rovnako ako v emailoch. Zaujímavou funkciou komunikátora GTalk je možnosť telefonovania do celého sveta za naozaj zaujímavé ceny. Videohovory medzi užívateľmi služby GTalk cez jeho rozhranie, sú samozrejme zdarma. GTalk je možné nainštalovať do počítača ako extra aplikáciu. Jej hlavnou výhodou je možnosť zasielania súborov medzi užívateľmi s nainštalovanou aplikáciou. Iné vážnejšie rozdiely proti službe priamo v internetovom prehliadači nie sú.

Na jednoduchom fiktívnom príklade sme si načrtli možnosti služby Google Apps. Možnosti sú samozrejme podstatne širšie a na ich konštruktívne vysvetlenie by bol potrebný slušne hrubý manuál. Ak premýšľate o nasadení služby v prostredí vlastnej firmy, neváhajte nás kontaktovať. K jednotlivým možnostiam sa v našom blogu ešte vrátim aj s obrázkami, nech je to záživnejšie a nech užívateľovi pomôže v ich nastavení.

Služba Google Apps pre jej užívateľov znamená neuveriteľné možnosti napomáhajúce spravovanie a riadenie malých aj veľkých tímov. Prechod na Google Apps môže byť pre mnohých strašiakom a hlavným faktorom prečo tento krok neustále odkladajú. O tom, že tento prechod vie byť bezbolestný aj pri zabehnutých systémoch, si povieme niekedy nabudúce. Spomenuté aplikácie sú len zlomkom možností skrytých pod kontom Google Apps. Sledujte náš blog a dozviete sa viac o tomto technologickom fenoméne súčasnosti. Ak vás možnosti účtu Google Apps zaujali, kontaktujte nás a poraďte sa s nami o možnostiach pre vašu firmu.

Ohodnoťte článok
(2 hlasov)
Dušan Beláň

Zakladateľ a (zatiaľ) hlavný administrátor projektu WebNaKľúč, aktívny fotograf a lektor. Záujmy: umenie, fotografia, knihy, marketing, bicykel, príroda, technológie.

Webová stránka: www.webnakluc.sk

Zanechajte komentár

Uistite sa, že ste vyplnili polia označené (*) r. HTML kód nie je povolený.

návrat hore

Kariéra

Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.:
* dlhodobo hľadáme administrátorov (Joomla!, php, validita)
* taktiež obchoďákov na ŽL (provízny systém)

Kontakty

mob.: +421 905 747 623
mail: Táto e-mailová adresa je chránená pred spamovacími robotmi. Na jej zobrazenie potrebuješ mať nainštalovaný JavaScript.
office: FOCUS consulting & trade
            Edmunda P. Bárdoša č. 184
            027 32  Habovka
SK-NIC: DUAN-0264

 

Social Media Center

Social media

Google Apps Center

Google apps